Doxify – Geavanceerde PDF-editor voor documentbeheer
Uitdaging
Doxify is een document- en dossierbeheersysteem waarmee klanten eenvoudig bestanden kunnen uploaden en opslaan in een beveiligde omgeving. Hierdoor hoeven bestanden niet langer lokaal op de computer van de klant te worden bewaard, wat zowel de veiligheid als het overzicht ten goede komt.
In de hypotheekbranche bleek echter een veelvoorkomend probleem dat documenten vaak nog moesten worden aangepast. Dit gebeurde door het bestand eerst te downloaden, de nodige bewerkingen uit te voeren via een externe applicatie of website, en het vervolgens opnieuw te uploaden. Hierdoor stond het document meerdere keren op de computer van de klant, terwijl het doel van Doxify juist was om dit te voorkomen.
Een efficiëntere oplossing was nodig om documenten direct binnen Doxify te kunnen bewerken, zonder extra downloads of handmatige tussenstappen.
Oplossing
Develto heeft binnen Doxify een geavanceerde PDF-editor ontwikkeld, die niet alleen PDF-bestanden, maar ook afbeeldingen ondersteunt. Deze editor stelt gebruikers in staat om documenten direct in het portaal te bewerken, zonder deze eerst te hoeven downloaden.
Daarnaast blijft het originele document altijd beschikbaar, en kunnen wijzigingen individueel worden aangepast of verwijderd. Dit zorgt ervoor dat bestanden efficiënt worden beheerd en bewerkt, zonder dat er onnodige duplicaten ontstaan.
Gevoelige gegevens blokkeren
Binnen de hypotheekbranche is het vaak noodzakelijk om bepaalde gegevens in documenten te maskeren. Een goed voorbeeld hiervan is de ID-kaart, die zowel met als zonder BSN moet worden aangeleverd.
In plaats van dat de eindklant dit handmatig moet verwerken, kan de ID-kaart één keer worden geüpload, waarna de adviseur het BSN eenvoudig kan wegstrepen binnen de PDF-editor. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
worden gekoppeld, zonder extra handelingen van de gebruiker. Zo wordt geen enkele e-mail over het hoofd gezien en blijven dossiers altijd compleet.
Meerdere bestanden samenvoegen
De editor maakt het mogelijk om meerdere bestanden voor één document te uploaden. Zo kunnen bijvoorbeeld losse foto’s van de voor- en achterkant van een ID-kaart worden samengevoegd tot één PDF-bestand.
Daarnaast biedt de editor flexibiliteit in de volgorde van pagina’s. Wanneer meerdere PDF-bestanden worden aangeleverd, kan de gebruiker een pagina uit het ene bestand slepen en deze tussen de pagina’s van een ander bestand plaatsen. Dit maakt het organiseren van documenten binnen Doxify eenvoudig en efficiënt.
Handtekeningen digitaal toevoegen
Een andere belangrijke functionaliteit van de PDF-editor is de mogelijkheid om digitale handtekeningen toe te voegen. Een adviseur kan de klant vragen om op een specifieke plek een handtekening te zetten, waarbij dit kan worden gedaan met een muis, trackpad of touchscreen.
Om de authenticiteit van de handtekening te waarborgen, moet de consument ingelogd zijn op zijn of haar eigen account, dat gekoppeld is aan het bijbehorende e-mailadres. Bovendien wordt het IP-adres opgeslagen bij het tekenen. Hierdoor heeft de adviseur altijd zekerheid dat de juiste persoon het document heeft ondertekend.