Doxify – Naadloze integratie met Microsoft 365
Probleem
Voor financiële tussenpersonen is een compleet en overzichtelijk klantdossier essentieel. In Doxify wordt dossier- en documentbeheer vereenvoudigd met functies zoals beveiligde documentopslag en een consumentenportaal voor het opvragen van documenten.
Toch vormt e-mailcommunicatie nog steeds een uitdaging. Veel belangrijke correspondentie met klanten, geldverstrekkers en notarissen verloopt via e-mail, maar deze berichten kunnen niet direct worden gekoppeld aan klantdossiers. Dit maakt het lastig om alle relevante informatie op één plek te verzamelen en een volledig beeld van de klant te behouden.
Om dossiers compleet en overzichtelijk te houden, is een efficiënte oplossing nodig waarmee e-mails direct aan klantdossiers kunnen worden gekoppeld.
Oplossing
Develto heeft voor Doxify een integratie ontwikkeld met Microsoft 365 en Outlook Online, waarmee financiële tussenpersonen eenvoudig hun e-mails aan klantdossiers kunnen koppelen.
Door in te loggen met hun Microsoft 365-account krijgen gebruikers direct toegang tot hun e-mails binnen Doxify, in een vertrouwde Outlook-achtige omgeving. De koppeling zorgt ervoor dat e-mails eenvoudig handmatig aan een dossier kunnen worden toegevoegd. Daarnaast kan dit proces volledig automatisch verlopen dankzij een slimme e-mailkoppeling, waardoor inkomende berichten direct in het juiste klantdossier worden opgeslagen.
Naast inkomende e-mails kunnen ook verzonden berichten direct aan dossiers worden gekoppeld. Doordat de tussenpersoon vanuit zijn eigen e-mailadres in Doxify werkt, worden alle uitgaande berichten automatisch opgeslagen in zowel het klantdossier als de verzonden items in Outlook.
Automatische koppeling
Om te voorkomen dat belangrijke e-mails handmatig moeten worden toegevoegd, biedt Doxify een automatische e-mailkoppeling. Dit betekent dat berichten op basis van slimme regels direct aan het juiste dossier worden gekoppeld, zonder extra handelingen van de gebruiker. Zo wordt geen enkele e-mail over het hoofd gezien en blijven dossiers altijd compleet.
Verzenden van mails
Doxify biedt de mogelijkheid om rechtstreeks e-mails te versturen vanuit het eigen e-mailaccount. Dit zorgt ervoor dat elke verzonden e-mail direct wordt gekoppeld aan het bijbehorende dossier en tegelijkertijd wordt opgeslagen in de verzonden items van de gebruiker.
Microsoft 365 en Outlook
De integratie tussen Doxify en Microsoft 365 Outlook is ontwikkeld op basis van de Graph API, waardoor e-mails rechtstreeks uit het e-mailaccount van de gebruiker kunnen worden benaderd. Dit biedt een real-time synchronisatie tussen Doxify en Outlook.
Als een e-mail in Outlook wordt verwijderd, verdwijnt deze ook uit Doxify, waardoor de gebruiker altijd werkt met een up-to-date en veilige omgeving. Dankzij deze diepgaande koppeling wordt het beheer van klantdossiers aanzienlijk efficiënter en blijft alle communicatie goed georganiseerd en toegankelijk.
